Cottee Parker bliver papirløs med Queen's Wharf

Et transformerende projekt

Cottee Parker er et arkitektfirma med kontorer i hele Australien, der i øjeblikket er førende arkitekt på det mest markante projekt i virksomhedens 30-årige historie.

Queen’s Wharf Brisbane er et blandet byggeri til næsten AU$ 4 mia. (20 mia. kr.), der forventes at åbne i 2024. Det vil omfatte 2.000 lejligheder, 1.000 førsteklasses hotelværelser, 50 restauranter, en 1.000-personers balsal, offentlige arealer på det, der svarer til 12 fodboldbaner, samt et kasino og indkøbsområde.

Byggeriet fuldendes med et forhøjet skydeck, der tilbyder 360-graders udsigt over Brisbane River og byen.

Queen’s Wharf Brisbane forventes at skabe mere end 8.000 arbejdspladser, når projektet er fuldt operationelt, og trække 1,4 mio. ekstra turister til byen årligt. Dette skønnes at resultere i en årlig stigning i turismeforbrug i Queensland på AU$ 1,7 mia. (8,5 mia. kr.). Udviklerne anslår, at Queen’s Wharf Brisbane samlet set vil øge bruttostatsproduktet med AU$ 4 mia. (20 mia. kr.).

”Queen’s Wharf er et af de største projekter i Australien,” sagde Naveen Dath, som er direktør hos Cottee Parker og har 25 år på bagen som arkitekt. "Den ultimative idé og visionen for Queen’s Wharf handler om at gøre det til en bemærkelsesværdig global destination, der vil sætte Brisbane på verdenskortet."

"Det er virkelig et skelsættende projekt," tilføjer Dath. ”Ikke kun for Brisbane, men for Cottee Parker. Det transformerer den måde, vi gør tingene på.”

Hold styr på papirerne

Queen’s Wharf Brisbanes transformerende indflydelse på Cottee Parker startede ikke længe efter, at virksomheden blev udnævnt som hovedarkitekt på projektet.

”Jeg kan huske, da vi arbejdede på den indledende skematiske projekteringsfase i 2015,” sagde Dath. ”Tidligere var der massevis af papirer, der gemte sig under folks skriveborde, med alle mulige skitser og røde linjer og kuglepen. Vi fældede sikkert et par tusinde træer for at generere alt det papir.”

Cottee Parkers papirbaserede arbejdsgang blev hurtigt en udfordring med et så komplekst projekt, det største i firmaets historie, der krævede, at det konsekvent overholdt deadlines i en striks tidsplan. ”En af de største udfordringer var det store antal dokumenter, som jeg skulle kontrollere,” sagde Charles Simons, som er dokumentationschef hos Cottee Parker.

”Vi gennemgår normalt en proces, hvor vi udskriver hvert eneste ark, der skal udstedes til kunden, og giver hver projektleder, der skal granske det, initialer,” sagde Steph Cook, som er arkitekt hos Cottee Parker. ”Og så bliver det sendt rundt på kontoret fra den ene til den anden, og alle prøver at bruge en forskellig farve kuglepen, så man kan identificere, hvem der faktisk har gjort hvad.”

Denne manuelle proces med at cirkulere og granske var tidskrævende. Dokumenterne lå på en arkitekts skrivebord en hel dag med op til 10 projektledere, der skulle granske et sæt dokumenter. ”Det er næsten 10 dage, som du kan bruge på markeringsprocessen,” sagde Cook.

Hvad mere er at udføre sådanne dokumenters kvalitetssikring (QA) manuelt på papir medførte problemer omkring læsbarhed og ansvarlighed. QA er processen, der skal forhindre fejl i projekteringsdokumenter, før de bliver leveret til kunden, og med massevis af papirdokumenter, der flød rundt på Cottee Parkers kontorer og Queen’s Wharf-byggepladsen – og den tid, det tog at transportere dokumenterne mellem de forskellige lokationer – var det ofte vanskeligt at koordinere processen på en måde, der var effektiv og uden stor sandsynlighed for fejl.

"Dokumenter gik tabt på grund af den mængde papir, vi havde," sagde Erina Tibaldi, som er dokumentationsteamleder hos Cottee Parker. Virksomheden vurderer, at Queen’s Wharf i sidste ende vil have brug for næsten fem gange så mange dokumenter som et normalt enkelt kontortårn. ”Du ender med bunker og atter bunker med papir på dit skrivebord. Det er lidt svært at administrere.”

"Hvis du ville gå tilbage og tjekke en markering, der var blevet lavet tidligere," tilføjede Tibaldi, "var det lidt svært at finde et bestemt ark, der havde den håndskrevne markering, for at bevise, at du havde fået besked på at lave den bestemte markering.”

Hvad er risikoen for muligvis at lave en fejl i et dokument? ”Der ville være forsinkede betalinger og overskridelser,” sagde Tibaldi. "Hvis det ikke er korrekt koordineret, går både tid og penge op i røg."

Digitalisering

Et par arkitekter hos Cottee Parker, der arbejdede på mindre projekter, introducerede Queen’s Wharf-teamet til Bluebeam Revu. "Vi tænkte, at vi måske kunne udvikle et system [med Revu], der gjorde det lettere for os at komme igennem denne proces [med dokumentgranskning]," sagde Simons, "fordi den proces tog en hel del tid."

Simons sagde, at Bluebeam var "relativt let at finde ud af." Men Cottee Parker gennemførte alligevel en formel lancering.

Udfordringen ved lanceringen var imidlertid at forsøge at overbevise de mindre teknisk kyndige teammedlemmer om at tage det til sig. ”Vores tilgang var at efterligne arbejdsgange fra det virkelige liv, som vi allerede havde på plads,” sagde Quinton Cooper, som er udviklings- og uddannelseschef hos Cottee Parker. ”Den papirbaserede arbejdsgang, som folk var vant til – vi var i stand til at efterligne den virkelig godt i Bluebeam Revu.”

Resultaterne var øjeblikkelige – og så gode, at Cottee Parker begyndte at implementere Revu i hele virksomheden. ”Vi tog det i brug på et større projekt som Queen’s Wharf, og lanceringsprocessen var rimelig kortfattet derefter,” sagde Cooper.

Cottee Parkers Queen’s Wharf-team fandt hurtigt ud af at bruge Bluebeam Revus overlejring og forudindstillede værktøjer. ”Der er generelle noter, som vi bruger meget ofte, hvor det ikke giver mening at indtaste dem igen, og vi kan have skabeloner,” sagde Cook. ”Men det er også evnen til at måle og kalibrere tegninger i Revu, der er virkelig nyttig.”

Cottee Parker Queen’s Wharf-team brugte også Bluebeams Studio-projekter til dokumentstyring og Studio-sessioner til dokumentsamarbejde. Dette hjalp teamet med at reducere den tid, det tidligere tog at cirkulere papirdokumenter. Med sessioner kunne teammedlemmer på forskellige lokationer nu markere og kommentere dokumenter i realtid uden at skulle transportere dem til forskellige kontorer eller til forskellige områder af Queen’s Wharf-byggepladsen.

”Vi brugte meget, meget mindre tid på det,” sagde Cook, ”men det var også, at vi ikke havde folk, der rendte rundt og prøvede at finde ud af, hvem der havde skrevet hvilke kommentarer. Vi skaber faktisk kontakt mellem de mennesker på kontoret, der havde brug for at være i kontakt, når der var uoverensstemmelser eller bemærkninger, og der var bedre koordinering, fordi du vidste, hvem der havde skrevet hvad. Det var ikke bare et stykke papir med en håndskrevet note skrevet for to uger siden."

Se markante resultater

Før Revu tog dokumentmarkeringer teamet en uge eller derover at gennemføre, sagde Simons. Efter Revu var den tid halveret.

”Folk kan begynde at arbejde på mine markeringer, mens jeg stadig arbejder på dem og tilføjer dem derinde,” sagde Simons om Bluebeams Studio-sessioner. ”De behøver ikke vente tre eller fire dage, mens jeg gennemgår det hele og derefter giver det videre, så de kan starte. De kan starte med det samme, hvilket er en stor fordel.”

Det har resulteret i en enorm besparelse for Cottee Parker ikke at skulle udskrive så mange dokumenter, selvom det er svært at sige præcist hvor meget.

”Jeg tror, det drejer sig om 30 cent pr. side med 1.000 siders dokumenter i arbejdsgangen alene,” sagde Cooper. "Det er for én bruger, og vi har omkring 50 brugere på projektet. Der er en meget stor potentiel besparelse her."

For Dath har Bluebeam Revu ikke blot hjulpet hans team med at nedbringe den tid, der bruges på visse aspekter af Queen’s Wharfs projekteringsproces. Det hjælper også med at mindske den samlede risiko, der er forbundet med, at Cottee Parker påtager sig et så stort, transformerende projekt. Hastigheden, ansvarligheden og effektiviteten, som Revu, Studio-projekter og -sessioner leverer, har hjulpet teamet til at føle sig mere kompetent i administrationen af de mere komplekse aspekter af projektet.

”Ud fra det, jeg har set, er evnen til at samarbejde på tværs af enkeltpersoner, på tværs af teams og på tværs af kontorer en fantastisk fordel, som vi får med Revu,” sagde Dath.

Med cirka fire år til åbningen af Queen’s Wharf Brisbane og med hans teams arbejde optimeret takket være Revu er Dath og teamet mere fokuserede og motiverede for at afslutte projektet og se det komme til live, sagde han. De ved, hvilken indflydelse det vil have, ikke kun for Cottee Parker, men også for Brisbane.

”Bare tanken om at sidde på [Queen’s Wharfs] skydeck og vente på, at solen går ned bag bjergene,” sagde Dath. ”Det er det, der driver mig i øjeblikket—og det er det, der driver vores team.”